「超」整理法と文書管理

「超」整理法では時間軸での整理法を推奨しているが、事業所内では、時間軸だけの整理では検索には耐えられない。

組織で使う文書には、種類と量が多いうえに、保存年数に義務が課せられているのものや、記録価値があるものなど様々ある。

そこで必要になるのは「所在が明らかであること」「検索可能であること」が最低限必要なことになり、「情報の共有」に耐えられなければならない。

ここで登場するのがファイリングでいう「ツミアゲ」と「ワリツケ」になるようだけれど、「帰納法」に立脚する「ツミアゲ」には賛成できない部分がある。

野口悠紀雄さんのベストセラーである「超」整理法では、「こうもり問題」として、どちらに分類すればいいのかが判然としないこと。「その他問題」として、分類ができない分類として「その他」が膨れ上がる問題。「誤入問題」として、間違った場所に入れてしまう問題。「君の名は問題」として明らかに間違った場所に入れてしまう問題などが挙げられている。

これらは「主観」を頼りにしているから起きる諸問題である。逆を言えば、主観判断を極力なくせば、諸問題を根絶まではいかなくても、かなり減らすことができる。

その方法は、組織と職務で分類することである。それに保存年数を加味すれば、かなり客観的に整理することが可能になる。

保存年数には、多くの場合「文書保存規定」があるはずなので、例えば「10年保存」の場合の種別を指定すれば、後は文書ファイルタイトルと格納するキャビネットの場所などで、概ね、検索は可能になる。

そこで一番問題になるのは保存年数の設定だけになる。これは、移管するとき、あるいは廃棄するタイミングで、再度、保存年数の設定ミスをチェックすることによって廃棄の妥当性を検証できる。

そこで一番問題になるのが「永年保存」。ここは、適宜、永年保存とした理由を確認するような点検をしていくことで、組織における文書の整理をすることができる。

そこで残るポイントは「共有」となる。共有は、探して見つける「能動」型だけでは片手落ちで、取得した情報を共有すべき相手に通知するような「受動」型の仕組みがあれば「なお良し」とできる。

よく、決済システムを文書管理に入れたいとする要望があるが、これには人事管理も絡むので、決済システムを別にするほうがいい。文書管理の対象としては「決済された文書」を管理の対象するべきである。

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