文書作成スキル「PREP法」について

「外資系コンサルのビジネス文書作成術」という本を図書館から借りてきました。300ページもある大作です。

MS-WORDを使うことに力点が置かれていて、「ビジネス文書作成」と「ワード文書作成」が入り交りになっていて、少し出版企画としてはどっちつかずの感じがしました。

amazonの書評に「資料作成、文章術、wordの使い方がセットで紹介されてるお得な本でした。一方、どれも中途半端な印象を受けました」というのがあり、ようは「お得」である反面「中途半端」という感想の人もいます。外資でのビジネス文書作成法と、ワードによるビジネス文書作成法を2冊にすれば貼り込まれている図などの文字も大きくできたように思います。

外資の会社にいたことがないから何とも言えませんが、これだけ冗長なビジネス文書を上司に提出したら、箱1個持たされてオフィスから追い出されそうに思います。

ここで「外資」というのは「東大生が書いた」とか「ハーバードの教授が、、、」のような宣伝用の枕詞として使っているのでしょう。

さて、「PREP法」ですが　Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の略称です。

• P：結論を単刀直入に伝える
• R：結論の理由を述べる
• E：理由に対する根拠を具体的に掘り下げていく
• P：再度、結論を伝える

web公開用の記事や、企業内の報告書や提案書などには、外資ではなくても、このようなスタイルは使われているように思います。公務員をしていた時代でも表題を書いて、その表題に関して理由を書き、そのための予算や効果などの補足を書き、最後に「長」に対して謹んで依頼するようなパターンが決まっていました。

当然ですが、係長―課長ー部長を経由してから「長」に行くので、赤字が全く入らないような起案は書くなと言われたものです（つまり、めくら判を押していないことのためにちょっとは赤字が入るように書くことがコツ）。

ロジカルシンキング、ラテラルシンキング、クリティカルシンキングでPREPを作るのだそうですが、横文字の羅列でイメージができません。

ワタシは、ワードでビジネス（組織）文書を作るためにはワードのアウトラインを使って見出し3階層までで文書を作るべきだとしています。その書式（スタイル）は、あまり気にしていません。

重要なことは文書のアウトライン（骨組み）を確定させ、それをワードのアウトラインに展開してから文書を肉付けしていく文書の作成法を推奨しています。話とするとA4で10～15枚程度のことで済みそうです。

出版を企図する以上、出版社の都合を勘案すれば、枚数も多くなり、内容も盛らなければならなくなるでしょう。外資でなくても要点は手短に、そして相手に伝わるようにするのが一番大切なことだと考えています。

本は150ページまで目を通しました。残りはあと半分ですので頑張ります。後二人の人が待っているようなので、期日内に図書館に返却しなければなりません。

新書でも、ブルーバックスでもページ数は、おおむね180～230ページ程度が手ごろな感じです。250ページを超えると、手に持った時点で「辟易感」を本能が察知してしまいます。そして不思議なことに「外資」の本元のアメリカ人などが書く翻訳本に300ページ超えが多いように感じています。

外国人や外資よりも、日本人が書く「新書」のほうが内容ははるかに優れていることが圧倒的に多いと思っていますが、これは主観判断です。